Conditions préalables à l'assistance de l'OFJ

Avant d'envoyer une demande d'assistance, veuillez vérifier dans l'ordre suivant :

1. une indisponibilité d'UPReg est-elle affichée sur www.upreg.ch ?
2. fermez toutes (vraiment toutes) les fenêtres du navigateur et essayez à nouveau.
3. redémarrez l'ordinateur. Est-ce que cela fonctionne ensuite ?
4. vérifiez si vous remplissez toutes les conditions revquises pour Cygillum.

Si cela ne vous aide pas, veuillez nous envoyer des exemples de documents non confidentiels afin que nous puissions comprendre votre demande.

Vérifiez sur www.validateur.ch la validité de la ou des signatures et sur VeraPDF | REST Client si les exemples de documents sont au format PDF/A-1 ou PDF/A-2 (conformément à l'annexe 2 de l'OAAE-DFJP).

Si vous signalez un problème en rapport avec Cygillum, veuillez également nous envoyer le fichier "Cygillum.log "Envoyez les informations à egris@bj.admin.ch

Plates-formes prises en charge: Cygillum supporte actuellement

- Microsoft Windows à partir de Windows 10

- macOS à partir de macOS Catalina (version 10.15).

L'exploitation de Cygillum sur des serveurs de terminaux Windows est en principe possible. Il faut toutefois s'assurer que les minidrivers correspondants sont disponibles pour la clé Yubikey FIDO2.

L'application est livrée avec son propre installateur pour les plates-formes supportées. Comme le backend local de Cygillum a été réalisé en Java, l'installateur installe également le Java Runtime nécessaire sur le système.

L'application a été testée avec les navigateurs suivants :

- Firefox (macOS, Windows)

- Google Chrome (macOS, Windows)

- Edge (Windows)

- Sierra (macOS)

Si Cygillum n'est pas fermé correctement ou s'il est ouvert deux fois, le message d'erreur suivant apparaît à la place de Cygillum. Vous ne pouvez pas corriger cette erreur en fermant le navigateur.

Résolution: Démarrez le gestionnaire de tâches en appuyant simultanément sur les touches « CTRL » + « ALT » + « DEL ». Dans l'ordre alphabétique, vous trouverez « Cygillum » sous l’onglet « C ». 
Cliquez sur le processus « Cygillum » et cliquez ensuite en bas à droite sur « Terminer la tâche ».
Vous pouvez ensuite redémarrer Cygillum. 

Après la signature, vous ne devez pas apporter de modifications au document. Il existe cependant des programmes qui le font si vous ne refusez pas les modifications lors de la fermeture du PDF. 
Vous pouvez annuler la modification non souhaitée : ouvrez le PDF dans Adobe Reader DC. Cliquez sur l'icône de remplissage (Signatures). Sélectionnez la signature concernée. Cliquez dessus avec le bouton droit de la souris. Sélectionnez « Afficher la version signée ». Enregistrez le PDF et travaillez avec cette version.

Si un PDF/A valable selon l'annexe 2 de l'OAAE-DFJP est signé de manière qualifiée, il en résulte un document signé de manière valable. Dans de très rares cas, celui-ci peut ne plus répondre entièrement à la norme PDF/A mentionnée.
veraPDF – promu par l'UE – présente donc une erreur. Une librairie de veraPDF est intégrée dans Cygillum. Par conséquent, une erreur est également affichée dans Cygillum. veraPDF est accepté comme « arbitre » par le service compétent de l'administration fédérale.  Si l'option de la signature sans représentation visuelle de la signature est choisie, le problème ne se pose généralement plus.
Les officiers publics pourraient désactiver dans Cygillum le paramètre « Le document PDF doit être PDF/A conforme » et continuer selon leur propre expertise. Nous le déconseillons toutefois, car un document correspondant pourrait plus tard être rejeté à juste titre comme « non conforme PDF/A ».

Cygillum a été conçu pour la création d'actes individuels ou de plusieurs actes préparés et est mis à disposition gratuitement. Il est possible de récupérer les attestations d'homologation directement à partir du RegOP, c'est-à-dire de reproduire autrement les fonctionnalités de Cygillum. Vous trouverez ici les informations nécessaires à cet effet.
Les fournisseurs suivants proposent des solutions ou en préparent (repris de l'allemand)

• axelity AG mit Produkt actaSIGN: Browser-basierte Lösung mit lokaler Anmeldung am UPREG – für alle Urkundspersonen – verfügbar seit Dezember 2022. https://www.actasign.swiss.
  Kontakt: Thomas Moretti, +41 79 441 84 48,  moretti@axelity.com
• CR-Business: Signing Service für Handelsregister
  Kontakt: Michael Gillmann, +41 31 378 24 26, crbusiness@dvbern.ch
• eMescad MiniSigner+, für registrierte Notare des Kantons Waadt - https://register.emescad.ch/
  eMescad Signer, in Entwicklung; für Notare aller Kantone - https://emescad.ch/
  Kontakt: Norman Zuske, +49 40 79769100, zuske@object.ch
• Glue Software Engineering mit Produkt SignR: Lokale Software, generisch.
  Kontakt: Igor Metz, +41 31 385 30 13, metz@glue.ch
• PrivaSphere AG mit diskretem PDF-Signierer:  https://p4u.ch/upreghttps://p4u.ch/regOp; eine Erweiterung des diskreten PDF-Signers ist avisiert. Plattform-basierte Variante evtl. später.
  Kontakt: Ralf Hauser/Roger Willen, +41 43 299 55 88, upgreg@privasphere.com
• SIX-Terravis AG mit Signier-Service SIX: Qualifizierte digitale Signieren mit einfachster Handhabung direkt in Terravis. https://www.six-group.com/de/site/terravis/services/signing-service.html
  Kontakt: Business Support, +41 58 399 91 49, notariat@terravis.ch

Les actes authentiques électroniques sont assimilés aux actes sur papier (cf. art. 3 OAAE).
Les particuliers peuvent vérifier les éléments techniques des actes authentiques électroniques et des légalisations électroniques à l'aide du système de validation mis à disposition du public par la Confédération (art. 19 al. 1 OAAE) : www.validator.ch www.validateur.ch www.validatore.ch
Les autorités doivent en principe vérifier la validité des actes authentiques électroniques. Elles disposent également du validateur mentionné (cf. art. 19 OAAE). Dans certaines circonstances, un canton peut en outre prévoir des possibilités de vérification intégrées dans l'application technique. Vous devriez 
obtenir des informations à ce sujet auprès du service compétent du canton.
Veuillez noter que les actes authentiques électroniques et les légalisations électroniques admissibles sont régis par l'OAAE (art. 11 ss. OAAE). Nous attirons ensuite votre attention sur le fait qu'une validation au sens de l'art. 19 OAAE vérifie exclusivement les éléments techniques des actes authentiques  électroniques et des légalisations électroniques, mais pas leur contenu. La question de la validité de l'acte authentique ou du contenu de l'acte authentique est régie par le droit fédéral ou cantonal applicable.

La procédure d'établissement d'actes authentiques électroniques et de légalisations électroniques est décrite aux art. 10 ss OAAE ainsi qu'aux art. 4 ss. OAAE-DFJP (RS 211.435.11).

A cet égard, il convient d'attirer particulièrement l'attention sur les points suivants :

• Un officier public doit être en mesure de créer des documents au format PDF/A. Les documents doivent contenir toutes les informations pertinentes pour l'acte et utiliser aussi peu d'espace mémoire que nécessaire (p. ex. optimiser la couleur et la résolution), (cf. art. 4 OAAEDFJP). 

• Un certificat qualifié selon la SCSE (art. 10 al. 1 let. d OAAE). Vérifiez la validité de la signature qualifiée sous www.validateur.ch .

• Un logiciel de signature pour apposer une signature avec le certificat qualifié susmentionné (ce logiciel est souvent fourni avec le certificat vendu). Si l'on utilise un service de signature qui prévoit le téléchargement du document sur un serveur pour apposer la signature, le document signé doit normalement être téléchargé à nouveau sur l'ordinateur. Il peut toutefois y avoir des exceptions à cette règle (cf. art. 10 al. 4 et 20 al. 1 let. b OAAE).
  Si vous utilisez le logiciel "Adobe Reader", veillez à ce qu'un horodatage qualifié soit utilisé au lieu de l'heure système (sinon, la signature qualifiée selon la SCSE ne sera pas apposée valablement et son invalidité sera prouvée sur www.validateur.ch). Utilisez si possible l'horodatage de votre fournisseur de signature qualifiée au lieu de celui de la Confédération dans les instructions suivantes : Edition > Préférences > Signatures> Horodatage des documents > Ajouter (symbole avec serveur et +), Nom: Swiss GOV TSA, URL du serveur: http://tsa.pki.admin.ch/tsa 

• Une solution logicielle qui permet d'apposer une confirmation d'admission à partir du RegOP. La Confédération propose gratuitement un tel logiciel (« Cygillum »). Il est toutefois possible de faire appel à d'autres services qui maîtrisent cette fonctionnalité (cf. art. 10 al. 4 et art. 20 al. 1 let. b OAAE).

• Un appareil de sécurité FIDO2. Actuellement, les modèles suivants du fabricant « Yubikey » sont supportés par le nouveau RegOP (le support d'autres produits sera possible dans le courant de l'année prochaine) :

  YUBIKEY 5 NFC avec port USB-A ; 

  YUBIKEY 5C NFC avec port USB-C.

  Il est recommandé d'acheter au moins deux appareils FIDO2 (le second appareil FIDO2 sert de remplacement).

• Un ordinateur avec au moins Windows 10 ou MacOS Catalina. Sur d'autres systèmes d'exploitation, notamment Linux ou des versions plus anciennes de Windows ou MacOS, la fonctionnalité est en principe possible, mais aucun support n'est proposé. 

• Un accès à Internet. Il est important qu'il soit possible de signer et d'authentifier au moyen de l'appareil FIDO 2. Il existe des paramètres réseau (p. ex. « proxys ») qui ne permettent pas la connexion. Dans ce cas, seul votre administrateur de réseau peut vous aider – celui-ci doit autoriser l'accès.

  Vous trouverez des instructions pour le test ici : français, allemand.

• Dans votre canton, dans votre domaine (notariat, état civil, registre du commerce, registre foncier), l'établissement d'actes électroniques doit être autorisé. 

Comme indiqué dans la réponse à la question « Que dois-je faire si je reçois un acte électronique ? », la question de la validité de l'acte ou de son contenu est régie par le droit fédéral ou cantonal applicable.
Une autre question est celle de la validité des éléments techniques : en principe, il n'y a pas de limite de temps pour la validité des éléments techniques des actes authentiques électroniques et des légalisations électroniques. Toutefois, après une période de plus de 10 ans, il se peut que l'information de validité relative à la signature utilisée ne puisse plus être vérifiée (cf. art. 12 SCSE et art. 9 OSCSE). 

Non, dans la situation juridique actuelle, l'officier public doit établir l'original de l'acte authentique sur papier (art. 11 al. 1 OAAE). Les actes authentiques électroniques et les légalisations électroniques admissibles sont réglés aux art. 11 ss. OAAE. 

Sur www.validator.ch /www.valdateur.ch /www.validatore.ch

Selon l’art. 21 al. 1 OAAE, l’émolument pour la délivrance de la confirmation d’admission s’élève pour le moment à CHF 2.- par document.

Demandez le remboursement de la facture dès sa réception et joignez une motivation. 

Un certificat électronique qualifié valable selon la SCSE (RS 943.03) est une condition obligatoire à l’établissement d’un acte authentique électronique (art. 10 al. 1 let. d OAAE [RS 211.435.1]).

Les certificats qualifiés doivent répondre aux exigences de la SCSE (RS 943.03). Le législateur ne prévoit pas d'autre distinction. Il existe des différences concernant les conditions matérielles, les exigences d'installation, la connexion à Internet, etc. Consultez les fournisseurs à ce sujet. L'OFJ n'offre ni conseil ni assistance pour les produits du marché.

La personne qui a besoin d’un certificat de signature doit se le procurer et le payer elle-même. 

Un logiciel de signature qui soit en mesure de d’apposer une signature valable à l’aide du certificat qualifié de votre choix.

Selon l’art. 7 al. 1 OAAE-DFJP, la signature électronique de l'officier public peut être facultativement associée à une représentation visible dans le document. En d'autres termes, l'absence ou la présence d'une représentation visible de la signature n'influence pas sa validité. Il se peut donc que le document ait été signé (valablement) et que la signature électronique ne soit pas directement perceptible visuellement. Pour vérifier si le document a été signé (valablement), vous pouvez utiliser Validator : www.validator.ch /www.valdateur.ch /www.validatore.ch

Consultez les fournisseurs à ce sujet. L'OFJ n'offre ni conseil ni assistance pour les produits du marché.

Il s’agit de la preuve électronique que la personne qui établit un acte authentique électronique ou une légalisation électronique était habilitée à le faire au moment où elle l'a fait (art. 2 let. b OAAE).

Un logiciel est nécessaire pour apposer une confirmation d'admission. Celui-ci vérifie si le document signé présente un format valable et si une signature qualifiée valable y a été apposée. Ensuite, le logiciel récupère auprès du RegOP la confirmation d'homologation de l'officier public qui a signé le document (cf. art. 9 OAAE-DFJP). Si les conditions sont remplies (cf. art. 11 OAAE-DFJP), le RegOP délivre la confirmation d’admission et le logiciel l'appose sur le document pour lequel la confirmation d’admission a été demandée.

Cygillum est un logiciel mis gratuitement à disposition par la Confédération. Cygillum permet d'apposer (exclusivement) des attestations d'homologation. Le document à signer ne quitte jamais l'ordinateur ou l'environnement de travail local de l'officier public (pas d’upload nécessaire).
Actuellement, il existe également des logiciels qui permettent de réaliser l'ensemble du processus, de la signature à l'apposition de la confirmation d’admission. Ces produits existent en tant que solution serveur (téléchargement du document requis) et en tant que solution logicielle locale (aucun téléchargement requis). Veuillez consulter les fournisseurs pour plus de détails. L'OFJ n'offre ni conseil ni assistance pour les produits du marché. 

Le logiciel de la Confédération « Cygillum » offre cette possibilité. Pour savoir si et comment cette possibilité est également offerte par d'autres logiciels, veuillez consulter les fournisseurs respectifs. L'OFJ n'offre ni conseil ni assistance pour les produits du marché.

Pour que leur fonctionnement avec le RegOP puisse être vérifié, les appareils FIDO2 doivent être préalablement soumis à des tests techniques. Jusqu'à présent, les appareils NFC du fabricant "Yubikey" ont été testés par le RegOP. Les tests et donc le soutien d'autres produits seront possibles sur demande après la mi-2022. La procédure de connexion du fournisseur Windows, appelée « Windows Hello », n'est actuellement pas prise en charge. Un test pourra être effectué sur demande au plus tôt à la mi-2023. Enfin, nous attirons votre attention sur le fait que l'OFJ n'offre pas de support pour les appareils FIDO2.

Nous recommandons l’acquisition d’au moins deux appareils FIDO2 (le second appareil FIDO2 sert de remplacement).

Si vous avez un appareil FIDO2 de rechange, utilisez-le. Procurez-vous un appareil de remplacement et connectez-le au RegOP. En principe, les appareils FIDO2 ne peuvent pas être réparés ; même en cas de garantie, vous recevrez un nouvel appareil qui devra être réenregistré. Si vous avez perdu votre dernier appareil FIDO2, vous devez en acheter un nouveau et utiliser le processus de récupération. 

Non. Mais pour des raisons de sécurité, changez régulièrement de mot de passe et choisissez des mots de passe impossibles à deviner (pas de : 1234 ou 0000, « motdepasse », date de naissance, noms de connaissances, plaques d'immatriculation, informations trouvables sur les médias sociaux, etc.)

En principe, il est toujours possible d'ajouter un nouvel appareil FIDO2. Si l'un des appareils FIDO2 ne fonctionne plus, vous pouvez dès lors utiliser l'autre appareil FIDO2 enregistré dans le RegOP. Si vous n'avez plus d'autre appareil FIDO2 qui soit appairé au RegOP, vous devez alors utiliser un nouvel appareil FIDO2. Dans ce cas, veuillez consulter le « processus de support appareil FIDO2 » et en suivre le menu. Veuillez noter que dans ce processus, vous devez avoir tous les autres moyens d'authentification ainsi que la PUK à disposition. 

Lors de l’utilisation de tout produit technique, les erreurs ne peuvent jamais être totalement exclues, ce même avec un service de signature. Nous recommandons donc – comme pour l'appareil FIDO2 – d'enregistrer un second certificat de signature sur le RegOP par mesure de sécurité. Il peut être avantageux de choisir des certificats de plusieurs fournisseurs. Cela permet à un officier public de travailler même si le premier certificat ne devait pas fonctionner – pour quelque raison que ce soit. Nous recommandons cette mesure de précaution parce que, après une réactivation du service éventuellement nécessaire dans certains cas, le RegOP ne peut généralement pas émettre à nouveau des confirmations d'admission sur la base de la nouvelle signature qualifiée avant minuit. Ce retard est dû à des raisons techniques.

Depuis quelques versions, la clé Yubikey ne fonctionne plus correctement dans Firefox sous MacOS. La raison en est une mise à jour de Firefox. Selon Firefox, un réenregistrement de la Yubikey aiderait. Mais cela ne peut pas être fait, car il n'est plus possible de se connecter avec.

La solution la plus simple est de passer au moins temporairement au protocole précédent CTAP1 :

1) Dans Firefox, ouvrez l'adresse about:config.
2) Cherchez la valeur de configuration "security.webauthn.ctap2".
3) Cette valeur est probablement actuellement sur "true". Passez-la sur "false" (bouton fléché à l'extrême droite).

La Yubikey devrait maintenant être adressée avec le protocole CTAP1. Le login devrait alors fonctionner à nouveau.

Si vous changez de fournisseur de certificat – en principe, un changement de certificat n'est nécessaire plus que dans ce cas – veuillez cliquer sur le processus de support de changement de certificat et suivre le menu. Vous devez en outre avoir tous les moyens d'authentification et la PUK à disposition. 

Le remplacement de la PUK n'est possible qu'en combinaison avec l'utilisation de tous les autres moyens d'identification. Suivez le processus d'assistance « Remplacer PUK ».

Si le remplacement des moyens d'identification n'est pas possible, par exemple parce que trop de moyens d'identification manquent, une nouvelle identification par l'autorité de surveillance compétente est alors nécessaire.

Si un document est ouvert dans Adobe Reader et ensuite enregistré, il peut arriver que le document enregistré soit interprété comme une "adaptation du document" après l'apposition de la signature. Si ce (rare) cas se produit, utilisez le document effectivement signé (et non une copie de celui-ci ; uniquement si vous l'avez enregistré, bien entendu) ou une version antérieure de celui-ci.

Ce n'est pas correct : vous devez avoir terminé l’appairage avec l'appareil FIDO2 (Instructions 1) avant la fin mars 2022. Voir : www.upreg.ch > Instructions 

Comme vous êtes déjà enregistrés auprès du RegOP, veuillez sélectionner le menu « Migration ». Le processus de mise en ligne choisi ne nécessite pas de nouvelle identification. Veuillez suivre le déroulement décrit dans la vidéo.

Les actes authentiques électroniques ne peuvent être établis que par des officiers publics qui peuvent également établir des actes authentiques sur papier (art. 2 let. a OAAE). En outre, ces officiers publics doivent être agréés par une autorité compétente dans le RegOP (art. 6 al. 2 et 8 OAAE).

Vous devez d'abord vérifier si vous êtes autorisé à établir des actes authentiques électroniques dans votre domaine (notariat, état civil, registre du commerce, registre foncier) dans votre canton.
Pour l’enregistrement, veuillez consulter la vidéo à cette adresse (Video). Ensuite, rendez-vous sur www.upreg.ch puis veuillez choisir « Nouvelles inscriptions » et suivre les étapes décrites dans le menu du site. Une demande est ensuite générée. Veuillez l'envoyer à l'organe de surveillance compétent 
pour votre fonction.
Une fois l'approbation de l'autorité de surveillance obtenue, vous en serez informé par courrier électronique. Nous attirons votre attention sur le fait que vous ne pourrez établir des actes authentiques électroniques ou des légalisations électroniques qu'à partir du lendemain (après 24h00 du jour où l'autorisation a été donnée).

• Un certificat qualifié selon la SCSE (RS 943.03) ou un certificat B de la Confédération.
• Pour le reste, nous renvoyons à la réponse à la question « Quelles conditions un officier public doit-il remplir pour que celui-ci puisse établir des actes authentiques électroniques ? (Conditions) ».

Un certificat qualifié selon la SCSE ou un certificat de signature de l'OFIT sur carte à puce ou clé USB est nécessaire (« même certificat que pour Infostar et VOSTRA » - contactez votre service cantonal compétent à ce sujet). 

L'activation dans le RegOP est effectuée par l'autorité compétente respective (cf. art. 8 OAAE). Celle-ci doit examiner les demandes de manière très précise. La manière dont cela doit se faire concrètement (p. ex. présentation physique de l'officier public à l'autorité de surveillance, etc.) est décidée par l’autorité 
compétente : celle-ci est responsable de l'exactitude des données mises à disposition. 

Il n'est pas possible de vérifier l'identité de manière fiable sur la base de la seule documentation électronique. Une vérification à l'aide de mesures supplémentaires (p. ex. appel téléphonique, vidéo, présence personnelle, etc. L'autorité compétente est responsable de l'exactitude des données validées. (v. art. 8 OAAE). 

Tout d'abord, les officiers publics peuvent se désactiver eux-mêmes. Cela peut aussi être fait par l'autorité de surveillance compétente. Dans ce cas, l'accord de l'officier public n'est pas nécessaire.